Assistenz Rechnungswesen & Systeme
Es gibt viel zu tun:
- Proaktive organisatorische und administrative Unterstützung der Bereichsleitung sowie Unterstützung der Abteilungsleitungen bei ausgewählten organisatorischen Aufgaben
- Selbstständige Steuerung der Termin- und Kalenderorganisation sowie Überwachung und Nachhalten relevanter Fristen, Wiedervorlagen und Rückmeldungen
- Organisation und Koordination interner und externer Termine, Besprechungen, Dienstreisen sowie bereichsweiter Veranstaltungen und Teamevents
- Zentrale organisatorische Anlaufstelle für Mitarbeitende des Bereichs sowie interne und externe Ansprechpartner einschließlich selbstständiger Korrespondenz und administrativer Sonderaufgaben
- Unterstützung bei Dokumenten-, Post- und Rechnungsprozessen einschließlich Digitalisierung, Zuordnung und Weiterleitung im DMS sowie Rechnungsprüfung auf erster Stufe
- Organisatorische Unterstützung bei ausgewählten bereichsweiten Prozessen, insbesondere beim Onboarding neuer Mitarbeitender, bei statistischen Meldungen sowie bei administrativen Abfragen
- Übernahme ausgewählter organisatorischer Tätigkeiten im Jahresabschluss, insbesondere Koordination definierter Unterschriftsprozesse, Zugriffsberechtigungen für Wirtschaftsprüfer und Organisation des Jahresberichtstags
Was wir uns von Ihnen wünschen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Teamassistenz- oder vergleichbaren Koordinationsfunktion.
- Erfahrung in der eigenständigen und vorausschauenden Unterstützung von Führungskräften sowie in der Organisation und Koordination eines größeren Bereichs.
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint, sowie sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln.
- Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen sowie digitalen Ablage-, Freigabe- und Workflowprozessen.
- Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie Erfahrung im eigenständigen Management paralleler, teilweise zeitkritischer Vorgänge.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern.
- Hohes Maß an Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Serviceorientierung sowie grundlegendes Verständnis kaufmännischer Prozesse
Unser Angebot für Sie:
- 30 Urlaubstage plus zusätzliche freie Tage an Weihnachten, Silvester und Rosenmontag.
- Homeoffice und flexible Arbeitszeiten - Vereinbarkeit privates und berufliches
- Jobrad, Fahrtkostenzuschuss für den ÖPNV, Kostenloser Verleih von E-Bikes
- Zuschüsse Altersvorsorge, Berufsunfähigkeitsversicherung und Unfallversicherung
- Gesundheitsmanagement - regelmäßiger Gesundheits-Check-up, Zuschuss Arbeitsplatzbrille u.v.m.
- Fitnessräume inkl. Sportkurse - Inhouse und modern ausgestattet
- Aus- und Weiterbildung – individuelle und umfassende Maßnahmen
- Modern ausgestatteter Arbeitsplatz
- Gemeinsame Events - Abteilungsausflug, Jahresabschlussfeier, Sportveranstaltungen u.v.m.
- Sie erwartet eine ausführliche Onboarding-Phase mit individuell geplanter Einarbeitung und eine Zusammenarbeit, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht.
